Na wstępie rozważań wskazać należy, że czas przechowywania dokumentacji związanej ze stwierdzoną u pracownika chorobą zawodową nie został precyzyjnie uregulowany przez ustawodawcę, tak jak to uczyniono chociażby w przypadku dokumentacji dotyczącej wypadków przy pracy, gdzie należy stosować 10 letni okres retencji danych.
Kwestię przechowywania dokumentacji medycznej dotyczącej chorób zawodowych reguluje częściowo § 10-12 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 lipca 2010 r. w sprawie rodzajów dokumentacji medycznej służby medycyny pracy, sposobu jej prowadzenia i przechowywania oraz wzorów stosowanych dokumentów. Okresy wskazane w tym przepisie odnoszą się jednak do podmiotów służby medycyny pracy, nie zaś do pracodawcy. Okres przechowywania dokumentacji medycznej służby medycyny pracy w przypadku choroby zawodowej wynosi 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu w rejestrze. W odniesieniu do pracowników zawodowo narażonych na czynniki rakotwórcze, mutagenne oraz biologiczne 3 lub 4 grupy zagrożenia, które mogą być przyczyną choroby, o której mowa w przepisach wydawanych na podstawie art. 2221 § 3 Kodeksu pracy okres ten wynosi 40 lat od ostatniego odnotowanego przypadku narażenia.
W związku z tym, że ustawodawca nie uregulował wprost okresu retencji danych osobowych zwartych w dokumentacji dotyczącej choroby zawodowej stwierdzonej u pracownika, to koncepcją, która w tym przypadku zasługuje na aprobatę jest przyjęcie, że okres przechowywania przez pracodawcę dokumentacji dotyczącej choroby zawodowej pracownika powinien być zrównany z okresem przechowywania akt osobowych pracownika. Oznacza to, że dla stosunków pracy nawiązanych po 31 grudnia 2019 r. powinien wynieść 10 lat licząc od ustania zatrudnienia, a dla stosunków pracy nawiązanych przed 01 stycznia 2019. r – 50 lat od ustania zatrudnienia. Powyższe oczywiście nie znajduje zastosowania dla rejestrów pracowników narażonych na działanie szkodliwych czynników biologicznych zakwalifikowanych do grupy 3 lub 4 zagrożenia, których okresy przechowywania zostały ustalone w przepisach szczególnych.
Należy dodać, że zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy zawartym w Informatorze dla pracodawców – ABC BHP z 2018 roku, dostępnym na stronie internetowej ww. organu, pracodawca obowiązany jest przechowywać rejestr pracowników narażonych na działanie substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym przez okres 40 lat po ustaniu narażenia, a w przypadku likwidacji zakładu pracy – przekazać go właściwemu państwowemu wojewódzkiemu inspektorowi sanitarnemu. Wynika to z faktu, że choroba zawodowa powstała w wyniku działania substancji chemicznych, ich mieszanin, czynników lub procesów technologicznych o działaniu rakotwórczym lub mutagennym, ze swoimi skutkami zdrowotnymi może się ujawnić nawet po wielu latach pracy w narażeniu na ww. czynniki dlatego też zbieranie informacji o czynnikach środowiska pracy musi być procesem ciągłym.
Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, że nawet były pracownik uprawiony jest do tego, aby ubiegać się o stwierdzenie choroby zawodowej wywołanej wyżej opisanymi czynnikami, a pracodawca ma obowiązek przekazać informacje o występujących narażeniach w okresie zatrudnienia na poszczególnych stanowiskach pracy na żądanie byłego pracownika.
Warto w tym miejscu dodać, że pracownik, który w wyniku wykonywania obowiązków służbowych zapadł na chorobę zawodową, może starać się o odszkodowanie od pracodawcy na mocy przepisów Kodeksu cywilnego. W przypadku gdy pracownik wystąpi z takim roszczeniem przeciwko pracodawcy okres przechowywania dokumentacji dotyczącej jego choroby zawodowej ulegnie automatycznie przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania w sprawie, a pracodawca będzie wówczas uprawniony do przetwarzania danych osobowych pracownika zawartych w dokumentacji odnoszącej się do choroby zawodowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Podsumowując, wskazać należy, że z uwagi na brak uregulowania przez ustawodawcę kwestii retencji danych osobowych zwartych w dokumentacji dotyczącej stwierdzonej u pracownika choroby zawodowej, autor artykułu rekomenduje korzystanie w tym zakresie z rozwiązań zaproponowanych powyżej.
adw. Piotr Stankiewicz