Wiele osób zastanawia się, co zrobić w sytuacji gdy otrzymuje list doręczony przez operatora pocztowego, który okazuje się być otwarty, a w środku znajduje się korespondencja zawierająca dane osobowe.
Kto w takim przypadku ponosi odpowiedzialność za stan przesyłki? Komu należy zgłosić naruszenie ochrony danych osobowych? Jak zgłosić reklamacje?
Już na wstępie rozważań wskazać należy, że w sytuacji opisanej powyżej niewątpliwe może dochodzić do naruszenia ochrony danych osobowych, polegającego na nieuprawnionym ujawnieniu danych osobowych zawartych w korespondencji, znajdującej się w otwartej kopercie, w której doręczono nam przesyłkę listowną. Samo otrzymanie rozdartej lub niezaklejonej przesyłki nie oznacza jeszcze, że doszło do ujawnienia danych osobowych osobie nieuprawnionej. Nierzadko jednak nie jesteśmy jednak w stanie tego stwierdzić. Niewątpliwie widoczne ślady umyślnego otwierania i wyjmowania zawartości mogą jednak świadczyć o naruszeniu bezpieczeństwa danych osobowych, a tym samym zapoznaniu się z nimi przez osobę nieuprawnioną.
Zastanowić się trzeba, kto ponosi za to odpowiedzialność i komu należy zgłosić swoje podejrzenie naruszenia ochrony danych osobowych.
Czy zgłoszenia należy dokonać do nadawcy czy może jednak do operatora pocztowego, który w ramach swoich usług miał dokonać doręczenia przesyłki, a może należy zgłosić to bezpośrednio do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych?
Z przepisów ustawy Prawo pocztowe wynika dla poczty, jako operatora publicznego obowiązek świadczenia powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym lub zagranicznym. Tym samym przyjmuje się, że Poczta Polska przetwarza dane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO i jest odrębnym od nadawcy przesyłki administratorem danych osobowych klientów końcowych (odbiorców przesyłek). Dochodzi tu zatem do udostępnienia danych osobowych, a nie ich powierzenia przez nadawcę przesyłki, tym samym wszelkie obowiązki związane ze zgłoszeniem ewentualnego incydentu naruszenia danych osobowych spoczywać będą na operatorze pocztowym.
Oznacza to, że nawet w sytuacji gdy nadawcą skierowanej do nas przesyłki jest podmiot, który administruje naszymi danymi np. sklep internetowy, bank, firma leasingowa, dostawca energii, ubezpieczyciel czy placówka medyczna to w momencie przesłania do nas korespondencji za pośrednictwem usług świadczonych przez operatora pocztowego mamy do czynienia z realizacją na rzecz danej firmy, powszechnych usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym zgodnie z regulaminem świadczenia usług powszechnych obowiązującym u danego operatora pocztowego oraz przepisami ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe.
Operator pocztowy w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe, jako administrator udostępnionych mu danych osobowych odpowiada za prawidłowe zabezpieczenie tych danych zgodnie z art. 24 i 32 RODO. Operator powinien zatem podjąć wszelkie środki, aby nie dopuścić np. do utraty czy pozyskania przez osoby trzecie danych osobowych, za których przetwarzanie jest odpowiedzialny. Jeżeli „naruszycielem” integralności przesyłki jest doręczyciel np. listonosz, który otworzył przesyłkę to odpowiedzialność spoczywa na administratorze danych osobowych, którego pracownikiem jest ten listonosz i to właśnie do operatora należy zgłosić naruszenie ochrony danych, nie zaś do nadawcy przesyłki.
Obowiązek reagowania na incydenty związane z ochroną danych osobowych spoczywa bowiem wyłącznie na administratorze danych osobowych. Ustanawia go art. 33 RODO, zgodnie z którym w przypadku naruszenia ochrony danych osobowych, administrator bez zbędnej zwłoki, w miarę możliwości, nie później niż w terminie 72 godzin po stwierdzeniu naruszenia, zgłasza je do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.
Poza zgłoszeniem naruszenia do operatora, możliwe jest oczywiście bezpośrednie zawiadomienie PUODO przez adresata otwartej przesyłki o incydencie, co powinno skutkować podjęciem czynności przez organ nadzorczy np. kontroli u operatora pocztowego.
W tym miejscu dodać należy, że opisana sytuacja uprawnia adresata do złożenia reklamacji zgodnie z postanowieniami ustawy Prawo pocztowe, regulaminem świadczenia usług powszechnych obowiązującym u operatora pocztowego oraz zgodnie z treścią Rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej.
Czy Poczta Polska może otworzyć przesyłkę?
Przesyłka pocztowa w żadnym wypadku nie powinna być otwarta po jej nadaniu przez nadawcę, jeśli nie stało to na przeszkodzie, żeby ją doręczyć. Wyjątkowo przesyłka może być otwarta wyłącznie, w sytuacji o której stanowi art. 33 ust. 1 ustawy Prawo pocztowej, zgonie z treścią którego:
Przesyłka pocztowa, której nie można doręczyć adresatowi ani zwrócić nadawcy z powodu braku lub błędnego adresu nadawcy, zwana dalej „przesyłką niedoręczalną”, może zostać otwarta przez operatora pocztowego, który zawarł z nadawcą umowę o świadczenie usługi pocztowej, w celu uzyskania danych umożliwiających jej doręczenie lub zwrócenie nadawcy.
W takim przypadku otwarcia „przesyłki niedoręczalnej” dokonuje komisja w składzie co najmniej 3 osób, powołana przez właściwego kierownika operatora pocztowego, wybrana spośród pracowników tego operatora.
W każdym innym przypadku, otwarcie korespondencji jest równoznaczne z naruszeniem tajemnicy pocztowej, o której mowa w art. 41 ustawy Prawo pocztowe, do której zachowania obowiązany jest każdy operator pocztowy. Naruszeniem obowiązku zachowania tajemnicy pocztowej jest już samo otwieranie zamkniętych przesyłek pocztowych, o czym stanowi art. 43 ust. 3 pkt. 2 ustawy Prawo pocztowe. W tym miejscu dodać należy, że zgodnie z art. 42 ustawy Prawo pocztowe informacje lub dane objęte tajemnicą pocztową mogą być zbierane, utrwalane, przechowywane, opracowywane, zmieniane, usuwane lub udostępniane tylko wówczas, gdy czynności te dotyczą świadczonej usługi pocztowej albo są niezbędne do jej wykonania lub jeżeli przepisy odrębne stanowią inaczej.
Kiedy przysługuje reklamacja?
Zgodnie z art. 92 ustawy Prawo pocztowe w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej prawo wniesienia reklamacji przysługuje nadawcy oraz adresatowi, w przypadku gdy nadawca zrzeknie się na jego rzecz prawa dochodzenia roszczeń albo gdy przesyłka pocztowa zostanie doręczona adresatowi. Nadawca albo adresat mogą zgłosić reklamację w każdej placówce pocztowej operatora pocztowego, który zawarł umowę o świadczenie usługi pocztowej z nadawcą przesyłki. Reklamacja może zostać wniesiona nie później niż w terminie 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki pocztowej. Drogę postępowania reklamacyjnego w odniesieniu do usług pocztowych uważa się za wyczerpaną w przypadku odmowy uznania reklamacji przez operatora pocztowego albo niezapłacenia dochodzonej należności w terminie 30 dni od dnia uznania reklamacji. Roszczenia dochodzone na podstawie ustawy Prawo pocztowe przedawniają się z upływem 12 miesięcy od dnia nadania przesyłki pocztowej. Bieg przedawnienia roszczeń zawiesza się na okres od dnia wniesienia reklamacji do dnia wyczerpania drogi postępowania reklamacyjnego. Prawo dochodzenia roszczeń określonych w ustawie Prawo pocztowe w zakresie niewykonania lub nienależytego wykonania usługi powszechnej w postępowaniu sądowym lub postępowaniu w sprawie pozasądowego rozwiązywania sporów konsumenckich przysługuje nadawcy albo adresatowi po wyczerpaniu drogi postępowania reklamacyjnego.
Co grozi za otwarcie cudzego listu?
Na marginesie dodać należy, że w przypadku naruszenia obowiązku zachowania tajemnicy pocztowej przez operatora pocztowego naraża się on również na karę pieniężną, o której mowa w art. 126 ustawy Prawo pocztowe.
Ponadto, w przypadku osoby, która bezpośrednio dokonała naruszenia np. pracownik operatora pocztowego, który dokonał otwarcia przesyłki, możliwe jest pociągnięcie do odpowiedzialności karnej.
Artykuł 267. § 1 Kodeksu karnego penalizuje zachowanie polegające na uzyskiwaniu przez osobę dostępu do informacji dla niej nieprzeznaczonej. Takie zachowanie może polegać właśnie na otwarciu zamkniętego pisma, które nie jest przeznaczone dla danej osoby.
Dla realizacji znamion czynu zabronionego stypizowanego w art. 267 § 1 Kodeksu karnego konieczne jest, by sprawca, oprócz nieuprawnionego uzyskania dostępu do informacji dla niego nieprzeznaczonej, czynił to między innymi poprzez przełamanie lub ominięcie zabezpieczenia. Otwarcie zaklejonej koperty będzie zapewne usunięciem zabezpieczenia w rozumieniu ww. przepisu.
Podsumowując, wskazać należy że w przypadku otrzymania otwartej przesyłki doręczonej przez operatora pocztowego, o którym mowa w ustawie Prawo pocztowe, w pierwszej kolejności należy zgłosić ten fakt bezpośrednio u operatora, który jest administratorem danych przetwarzanych w ramach świadczonych powszechnie usług pocztowych, który w przypadku stwierdzenia naruszenia ochrony danych osobowych obowiązany jest dokonać zgłoszenia incydentu do organu nadzorczego.
Ponadto, możliwe jest złożenie reklamacji u operatora zgodnie z procedurą wskazaną w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej oraz regulaminem świadczenia usług powszechnym obowiązującym u operatora pocztowego oraz złożenie zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa, stypizowanego w art. 267 Kodeksu karnego w związku z uzyskaniem przez sprawcę dostępu do informacji dla niego nieprzeznaczonej w wyniku otwarcia korespondencji przy jednoczesnym naruszeniu tajemnicy pocztowej.
W przypadku wątpliwości jak należy dochodzić swoich praw lub chęci uzyskania wsparcia profesjonalisty zapraszamy do kontaktu.
opracowanie wspólne: Piotr Stankiewicz, Konrad Czaplicki