W dniu 6 kwietnia 2022 r. Rządowe Centrum Legislacji opublikowało kolejną wersję projektu ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, potocznie zwaną „ustawą o sygnalistach”, czyli osobach, które w związku z wykonywaną pracą lub działalnością chcą komunikować zagrożenia i szkody wynikające z naruszenia prawa których dopuszcza się pracodawca lub kontrahent – podmiot z sektora prywatnego bądź jednostka publiczna. Regulacja ma na celu chronić sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami jakie mogą je spotkać w związku z dokonaniem zgłoszenia lub publicznego ujawnienia naruszenia prawa.
Na dzień publikacji artykułu, projekt ustawy jest po zakończeniu etapu konsultacji publicznych, w etapie opiniowania, a następnie po przeprocesowaniu przez komitety Rady Ministrów oraz Radę Ministrów trafi do Sejmu.
Artykuł przedstawia najważniejsze elementy regulacji z perspektywy organizacji, które zgodnie z projektem ustawy, podlegać będą obowiązkom z niej wynikających. Ilekroć w artykule mowa o „ustawie” lub „ustawie o sygnalistach” należy przez to rozumieć przedmiotowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa.
Przedmiot zgłoszenia naruszenia prawa
Projekt ustawy wymienia piętnaście obszarów prawnych w ramach których działanie lub zaniechanie danego podmiotu niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa stanowić będzie naruszenie prawa na gruncie ustawy o sygnalistach. Projekt ustawy kataloguje obszary prawa dotyczące:
| 1) zamówień publicznych;
2) usług, produktów i rynków finansowych; 3) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu; 4) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami; 5) bezpieczeństwa transportu; 6) ochrony środowiska; 7) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego; 8) bezpieczeństwa żywności i pasz; 9) zdrowia i dobrostanu zwierząt; |
10) zdrowia publicznego;
11) ochrony konsumentów; 12) ochrony prywatności i danych osobowych; 13) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych; 14) interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej; 15) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym unijnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych.
|
W obecnej formie projekt ustawy gwarantuje sygnalistom możliwość zgłaszania naruszeń we wskazanych wyżej obszarach, a ponadto uprawnia podmioty ustawy do ustanowienia procedury zgłaszania naruszeń dotyczących obowiązujących w tym podmiocie regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, w zależności od potrzeb i standardów danego podmiotu. W takich przypadkach, w odniesieniu do rozszerzonego względem ustawy zakresu obszarów w odniesieniu do których możliwe jest zgłaszanie naruszeń, zastosowanie będzie miała jedynie procedura wewnętrzna zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, tj. bez możliwości złożenia zgłoszenia zewnętrznego, obsługiwanego przez Rzecznika Praw Obywatelskich.
W zakresie przedmiotowym projekt ustawy przewiduje również wyłączenia, zgodnie z którymi ustawa nie będzie miała zastosowania do informacji objętych:
- przepisami o ochronie informacji niejawnych,
- tajemnicą zawodową: medyczną lub prawniczą, w tym tajemnicą narady sędziowskiej,
- tajemnicą postępowania karnego, tj. informacji uzyskanych w toku postępowania karnego prowadzonego z wyłączeniem jawności oraz
- przepisami prawa w zakresie zamówień publicznych w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa.
Podmioty ustawy o sygnalistach
System ochrony sygnalistów obejmuje dwie kategorie podmiotów regulacji – samych sygnalistów, czyli osób zgłaszających naruszenia, których prawa i anonimowość wymagają ochrony oraz podmiotów zobowiązanych do ochrony praw sygnalistów i wdrażania w tym zakresie odpowiednich systemów i procedur.
Sygnaliści
Sygnalistą może być w praktyce każda osoba fizyczna, która uzyska informację o naruszeniu prawa w związku z wykonywaną pracą lub prowadzoną działalnością, niezależnie od podstawy prawnej współpracy i stanowiska w danej organizacji. Przy zachowaniu omawianej regulacji w obecnym kształcie korzystać z ochrony praw na mocy ustawy będzie mógł zarówno pracownik, osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej, jak i praktykant, akcjonariusz czy wspólnik. Ustawa obejmuje ochroną także funkcjonariuszy służb publicznych i żołnierzy zawodowych.
Na gruncie projektowanej Ustawy praktycznie każda osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą, w tym także przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji albo dostarczania towarów, lub gdy taki stosunek już ustał, uzyska informację o potencjalnym naruszeniu prawa, będzie mogła korzystać z ochrony przyznanej sygnaliście, przy spełnieniu ustawowych przesłanek. Projektowana Ustawa wskazuje osoby zatrudnione na różnej podstawie prawnej (m.in. umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, umowa o pracę tymczasową) na każdym szczeblu hierarchii organizacyjnej (od praktykanta i stażysty po akcjonariusza czy wspólnika). Co ciekawe, ustawa będzie miała zastosowanie także do żołnierzy zawodowych oraz funkcjonariuszy służb publicznych. Z ustawowej ochrony korzystać będą także osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane z sygnalistą, co dotyczy również osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.
Ochrona przysługiwać będzie sygnaliście pod warunkiem, że zgłoszenie dokonane przez niego będzie w dobrej wierze, tj. gdy będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego informacja jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.
W przeciwnym wypadku ustawa nie będzie chronić sygnalisty, umożliwiając osobie lub podmiotowi, który poniósł w związku ze zgłoszeniem szkodę, dochodzenie odszkodowania w wysokości co najmniej przeciętnego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw na dzień dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
Organizacje – podmioty publiczne i prywatne
Zgodnie z projektem ustawy, opisani powyżej sygnaliści będą mogli liczyć na ochronę niezależnie od tego w jakim podmiocie wykonują swoje czynności zawodowe. Projekt wyodrębnia jednak grupy podmiotów, które zobowiązane są do wypełnienia szczególnego obowiązku w zakresie wdrożenia procedury wewnętrznej zgłaszania naruszeń. Procedura wewnętrzna określać ma m.in. sposoby przekazywania zgłoszeń i bezstronne sposoby podejmowania działań następczych. Podmiotami zobowiązanymi do wdrożenia procedury wewnętrznej są:
- podmioty prywatne zatrudniające min. 50 osób,
- podmioty wykonujące działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska – niezależnie od liczby zatrudnionych
- gminy i jednostki organizacyjne gmin powyżej 10 000 mieszkańców,
- Rzecznik Praw Obywatelskich i pozostałe organy publiczne,
Podmioty prywatne, w których liczba zatrudnienia nie przekracza 49 osób, mogą wdrożyć procedurę wewnętrzną dobrowolnie, według własnego uznania. Co istotne, wskazana liczba zatrudnionych osób obejmuje nie tylko pracowników, jak w ramach poprzedniej wersji projektu ustawy, ale wszystkie osoby świadczące pracę na rzecz podmiotu niezależnie od podstawy zatrudnienia.
Do kiedy będzie należało wdrożyć procedurę wewnętrzną i jakie wymogi jej dotyczą?
Ustawa wchodzi w życie po upływie 2 miesięcy od dnia jej ogłoszenia, natomiast realizacja obowiązku wdrożenia procedury wewnętrznej następuje w terminie 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy, zatem termin wdrożenia będzie wynosił 3 miesiące od dnia wejścia w życie ustawy.
Wyjątkowo zostały potraktowane podmioty prywatne na rzecz których pracę wykonuje między 50 a 249 osób, które to zobowiązane są do wdrożenia procedury wewnętrznej w terminie do 17 grudnia 2023 r. Organizacje, na rzecz których pracę wykonuje co najmniej 250 osób, zobowiązane są terminem 1 miesiąca od dnia wejścia w życie ustawy.
Tryb przyjęcia procedury wewnętrznej przypomina tryb przyjmowania regulaminu pracy na mocy Kodeksu Pracy. Procedura przed wdrożeniem w organizacji podlegać ma konsultacjom z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w przypadku ich braku, z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie zwyczajowo przyjętym w organizacji. Procedura wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę, w sposób przyjęty w organizacji. W trakcie rekrutacji, niezależnie od podstawy, podmiot zobowiązany jest do przekazania kandydatowi informacji o procedurze wewnętrznej wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.
Procedura powinna umożliwiać dokonanie zgłoszenia w dowolnej formie, w tym elektronicznie, telefonicznie i za pośrednictwem innych kanałów komunikacji głosowej. Podmiot ma obowiązek dokumentowania każdego zgłoszenia w postaci protokołu lub nagrania oraz prowadzenia zbiorczego rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Dane w rejestrze podlegają przechowywaniu maksymalnie przez okres 12 miesięcy od dnia zakończenia działań następczych, co uległo zmianie w ramach najnowszego projektu ustawy – projekt poprzedni przewidywał przechowywanie danych przez okres 5 lat.
Organizacje muszą dodatkowo dołożyć starań, aby dane sygnalistów przetwarzane były w sposób zgodny z Rozporządzeniem 2016/679 (tzw. RODO), w szczególności traktowane w sposób poufny i uniemożliwiający uzyskanie dostępu do informacji objętych treścią zgłoszenia oraz odkrycie tożsamości zgłaszającego przez osoby nieuprawnione.
Działania następcze w ramach procedury wewnętrznej
Zgodnie z definicją działania następczego zawartą w projekcie ustawy, należy przez nie rozumieć działanie podejmowane przez podmiot publiczny lub prywatny, mające na celu ocenę prawdziwości
zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz, w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie wewnętrznej procedury. W ramach procedury wewnętrznej podmiot prowadzący dane postępowanie jest także zobowiązany udzielić sygnaliście informacji o możliwości dokonania zgłoszenia zewnętrznego przed Rzecznikiem Praw Obywatelskich lub innym, wskazanym w projekcie ustawy organem publicznym.
Zgłoszenie zewnętrzne przed organami publicznymi
Niezależnie od procedury wewnętrznej, w tym także z jej pominięciem, sygnalista ma możliwość dokonania zgłoszenia zewnętrznego. Organem właściwym do wniesienia zgłoszenia zewnętrznego będzie Rzecznik Praw Obywatelskich (we wszystkich obszarach prawa skatalogowanych w ustawie) lub inne, wskazane w projekcie ustawy organy publiczne, w zakresie odpowiadającym przedmiotowi ich działalności, tj.:
- naczelne i centralne organy administracji rządowej,
- pozostałe organy państwowe,
- organy wykonawcze jednostek samorządu terytorialnego,
- regionalne izby obrachunkowe,
- Szef Sztabu Generalnego Wojska Polskiego,
- Komendant Główny Straży Pożarnej oraz
- Urząd Komisji Nadzoru Finansowego.
Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego, organy publiczne zobowiązane będą do jego rozpatrzenia w ciągu 3 miesięcy od dnia jego otrzymania, zaś w szczególnie uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony do 6 miesięcy.
Ujawnienie publiczne
W przypadku braku możliwości uzyskania od odpowiednich podmiotów działań następczych mających na celu zatrzymanie naruszeń bądź odwrócenie ich skutków, tj. w sytuacji gdy:
- sygnalista dokona zgłoszenia wewnętrznego oraz zewnętrznego lub
- sygnalista dokona jedynie zgłoszenia zewnętrznego (pominie zgłoszenie wewnętrzne)
i w ustawowym terminie nie uzyska informacji zwrotnej o wyniku przeprowadzonego postępowania, sygnalista będzie mógł dokonać publicznego ujawnienia naruszenia prawa, zachowując ustawową ochronę. Publiczne ujawnienie oznacza podanie informacji o naruszeniu prawa przez dany podmiot do wiadomości publicznej.
Środki ochrony sygnalistów
Dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia, nie może prowadzić do zastosowania przez dany podmiot wobec niego jakichkolwiek działań odwetowych, niekorzystnego traktowania, w tym próby lub groźby ich zastosowania. Niekorzystne traktowanie obejmuje w szczególności zachowania takie jak odmowa nawiązania stosunku pracy, wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy, niezawarcie umowy o pracę na czas określony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny lub brak przedłużenia stosunku pracy, obniżenie wynagrodzenia za pracę, pominięcie przy awansowaniu, szkoleniach zwiększających kwalifikacje, premiach i dodatkowym wynagrodzeniu, przeniesienie na niższe stanowisko pracy, niekorzystna zmiana miejsca wykonywania pracy lub harmonogramu pracy, nakładanie lub stosowanie środków dyscyplinarnych lub działania polegające na utrudnianiu znalezienia zatrudnienia w danym sektorze w przyszłości. W przypadku pracy na podstawie stosunku prawnego innego niż stosunek pracy, zabronione jest niekorzystne traktowanie sygnalisty w postaci rozwiązania, wypowiedzenia lub odmowę nawiązania stosunku prawnego, na podstawie którego jest lub ma być w przyszłości świadczona praca przez zgłaszającego.
Działania pracodawcy nie będą jednak uznane za niekorzystne traktowanie jeśli udowodni, że kierował się przy ich podejmowaniu obiektywnymi powodami, niezwiązanymi ze zgłoszeniem dokonanym przez sygnalistę.
Zabezpieczeniem dla zapewnienia skuteczności ochrony sygnalistów jest zapis zgodnie z którym postanowienia umów i innych aktów na podstawie których świadczona jest praca, są bezwzględnie nieważne w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, są nieważne.
W przypadku skierowania przeciwko sygnaliście działań, które w rozumieniu ustawy stanowią niekorzystne traktowanie, będzie on uprawniony do dochodzenia odszkodowania w pełnej wysokości poniesionej szkody.
Sankcje za złamanie przepisów ustawy o sygnalistach
Projekt ustawy przewiduje sankcje prawnokarne za utrudnianie dokonania zgłoszenia, stosowanie niekorzystnego traktowania w związku ze zgłoszeniem, niedotrzymanie w tajemnicy tożsamości sygnalisty oraz za brak wdrożenia w odpowiednim czasie procedury wewnętrznej przez podmioty do tego zobowiązane, a także za dokonanie zgłoszenia z wykorzystaniem nieprawdziwych informacji:
- Utrudnianie dokonania zgłoszenia podlega grzywnie lub karze ograniczenia wolności (przy zastosowaniu przy tym przemocy lub groźby bądź podstępu następuje obostrzenie odpowiedzialności– kara grzywny, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2)
- Działania odwetowe i niekorzystne traktowanie wobec sygnalisty podlegają grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2 (przy zastosowaniu łącznym więcej niż dwóch działań odwetowych – kara pozbawienia wolności do lat 3),
- Naruszenie obowiązku zachowania poufności tożsamości sygnalisty podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku,
- Dokonanie przez sygnalistę zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji zagrożone jest karą grzywny, karą ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 3.
- Brak ustanowienia procedury wewnętrznej lub ustanowienie procedury niezgodnej z przepisami ustawy zagrożone jest karą grzywny.
W zakresie wsparcia w przygotowaniu dla Państwa systemu obsługi zgłoszeń sygnalistów lub też pomocy w rozpatrywaniu takich zgłoszeń zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.
Więcej o usługach, które w tym obszarze możemy zaoferować dostępne jest na stronie w zakładce „Tworzenie Procedur Ochrony Sygnalistów/ Polityki Informowania O Nieprawidłowościach/ Whistleblowing Policy”
opracowanie: apl. adw. Mateusz Orlicki z kancelarii prawnej „CKC SOLUTION”