Przepisy dotyczące ochrony danych
osobowych nie wskazują wprost jak należy oznaczyć miejsce objęte monitoringiem.
Zgodnie z art. 12 RODO administrator danych osobowych ma obowiązek podjąć
niezbędne kroki aby osobie, której dane osobowe będą przetwarzane,
w tym za pomocą urządzeń rejestrujących obraz przekazać w zwięzłej,
przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie informacje wskazane w art.
13 RODO dotyczące
m. in. tożsamości administratora oraz z
jego danych kontaktowych, danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych jeśli
został powołany, celu przetwarzania danych osobowych oraz podstawy prawnej ich przetwarzania,
prawnie uzasadnionych interesów administratora, jeśli są podstawą przetwarzania
danych z wykorzystaniem monitoringu, prawa jakie przysługują osobie, której
dane są przetwarzane oraz pozostałe informacje wskazane w art. 13 RODO.
Pełna klauzula informacyjna zawierająca informacje, o których mowa w art. 13 RODO powinna być dostępna i widoczna dla osób objętych monitoringiem, przy czym zgodnie z Wytycznymi 3/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia video, które zostały przyjęte w dniu 10 lipca 2019 r. przedmiotowa klauzula stanowi tzw. drugi etap informowania o monitoringu, który może być zrealizowany w ten sposób, że będzie ona wywieszona przy recepcji obiektu lub wydawana w formie papierowej przez osoby odpowiedzialne za udzielanie informacji w obiekcie. Klauzula informacyjna może być też wyświetlona na urządzeniu elektronicznym (np. monitor, TV) służącym w obiekcie do wyświetlania informacji, przy czym musi być cały czas dostępna dla osoby, której wizerunek jest objęty monitoringiem, co oznacza że należy „wyłożyć” ją w innej dostępnej formie, gdy urządzenie ulegnie uszkodzeniu.
Zanim jednak osoba znajdzie się w sferze objętej monitoringiem, musi uzyskać co najmniej podstawowe informacje (tzw. klauzula skrócona) o tym, że obiekt jest monitorowany, przy czym nie jest wystarczająca sama tabliczka „obiekt monitorowany” lub znak słowno-graficzny w ramach pierwszego etapu informowania o stosowaniu monitoringu. Osobę, która może znaleźć się w strefie monitoringu można poinformować poprzez zastosowanie znaku graficznego, jak również w postaci informacji tekstowej o odpowiedniej treści. Informacja ta musi się znaleźć nie tylko w miejscu widocznym dla potencjalnej osoby, która może być objęta monitoringiem, ale przede wszystkim musi być ona umieszczona już przed strefą objętą monitorowaniem, tak by osoba wchodząc w tą strefę miała tego świadomość i mogła zrezygnować z wejścia.
Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w wydanych wskazówkach dotyczących wykorzystywania monitoringu wizyjnego z czerwca 2018 r. wskazał, że tablice informujące o zainstalowanym monitoringu powinny być widoczne, syntetyczne, umieszczone w sposób trwały w niezbyt dużej odległości od nadzorowanych miejsc, zaś wymiary tablic muszą być proporcjonalne do miejsca, gdzie zostały umieszczone. Stosowane mogą być dodatkowo piktogramy informujące o objęciu dozorem kamer.
Zgodnie z wytycznymi EROD przedmiotowa informacja przed wejściem w strefę monitoringu powinna zawierać co najmniej (tzw. klauzula skrócona) informacje o tożsamości i danych kontaktowych administratora, celach stosowania monitoringu oraz informacje o prawach przysługujących podmiotowi, którego dane będę przetwarzane po wejściu w monitorowaną strefę i okresie przechowywania nagrań z monitoringu. Brak wskazania okresu retencji powoduje, ze osoba wchodząca w strefę monitorowaną może przypuszczać, że obraz rejestrowany jest w czasie rzeczywistym i nie zapisuje się. W ramach pierwszego etapu informowania o stosowanym monitoringu, powinna znaleźć się również informacja, że pełna treść klauzuli informacyjnej dostępna jest np. przy recepcji lub wartowni obiektu, na stronie www. bądź innym łatwo dostępnym miejscu, gdzie osoba której wizerunek jest przetwarzany może się zapoznać z jej treścią.
Szerzej o wytycznych EROD pisaliśmy już także tutaj:
Podsumowując wskazać należy, że administrator danych przetwarzając dane osobowe , w postaci wizerunków osób musi dopełnić szereg obowiązków aby prawidłowo poinformować podmioty danych o stosowanym monitoringu, a sama tabliczka „obiekt monitorowany” nie będzie wystarczająca.
Pierwsze kary związane ze stosowaniem monitoringu, nałożone przez europejskie organy już się pojawiły i dotyczyły właśnie niedopełnienia obowiązków informacyjnych, o których mowa w niniejszym artykule. Pialiśmy o tym przy przeglądzie kar jakie zapadają w innych państwach członkowskich.
Jeśli pozostają u Państwa wątpliwości w jaki sposób należycie zrealizować obowiązek informacyjny wobec osób objętych monitoringiem i co w nim powinno się znaleźć , zapraszamy do kontaktu. Postaramy się wesprzeć Państwa w realizacji tych lub innych wymogów.
mec. Piotr Stankiewicz