Okres retencji danych, czyli ich przechowywania po dokonaniu nagrania, nie jest w polskich przepisach jednoznacznie określony, również Wytyczne 3/2019 Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD) w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia video przyjęte w dniu dnia 10 lipca 2019 r. nie odpowiadają jednoznacznie na to pytanie.
Wskazać należy, że niektóre przepisy sektorowe wskazują na maksymalny okres przechowywania nagrań z monitoringu określając go na 3 miesiące. Z takim okresem retencji spotykamy się w przepisach Prawa oświatowego, ustawy o samorządzie gminnym, Kodeksu pracy czy ustawy o działalności leczniczej.
Biorąc jednak pod uwagę, że celem wdrażania monitoringu w przeważającej części przypadków jest przeciwdziałanie szkodom na osobach i mieniu, a także chęć utrwalenia dowodu na okoliczność wystąpienia zdarzenia, należy w miarę możliwości przyjmować krótszy czas przechowywania, na co w swoich wskazówkach z czerwca 2018 r. dotyczących wykorzystywania monitoringu wizyjnego wskazuje Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Według PUODO powoduje to nie tylko mniejszą ingerencję w prywatność osób obserwowanych, ale także zmniejsza koszty utrzymania systemu CCTV.
PUODO wskazuje również, że należy wziąć pod uwagę, że np. szkoły i zakłady pracy są obiektami stale dozorowanymi przez pracowników, nauczycieli pełniących dyżury, profesjonalną ochronę i stróżów. Obraz z kamer może być na bieżąco obserwowany przez operatora lub przechowywany w celu udokumentowania incydentów, jednak nie dłużej niż jest to konieczne do zakończenia odpowiednich czynności wyjaśniających.
Z Kodeksu pracy, który de facto znajdzie zastosowanie do przedsiębiorców stosujących system monitoringu wizyjnego wynika, że w przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin trzymiesięczny ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, lecz wyłącznie wobec tych nagrań. Analogiczny zapis znajduje się w ustawie Prawo oświatowe.
Słusznym wydaje się pogląd, że przez analogię można przyjąć maksymalny termin przechowywania danych z monitoringu przez 3 miesiące, zarówno w przypadku przedsiębiorców, jak również w przypadku instytucji publicznych, jednakże należy dążyć do jego maksymalnego skrócenia zgodnie z zasadą czasowości opisaną w art. 5 ust. 1 lit e RODO, w którym wskazano, że dane osobowe muszą być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. Okres ten powinien być raczej liczony w tygodniach niż w miesiącach zgodnie ze stanowiskiem PUODO.
EROD w swoich wytycznych jest bardziej rygorystyczna niż PUODO i wskazuje, że okres ten nie powinien być dłuższy niż kilka dni. Przypadek dotyczący okresu przechowywania nagrań przez sklep wielobranżowy opisywaliśmy szczegółowo w poniższym artykule, gdzie dokonaliśmy analizy jak ustalać okres przechowywania nagrań z monitoringu, zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania danych osobowych, o której mowa powyżej.
Przepisy szczególne dotyczące okresu przechowywania znajdziemy też w ustawie o imprezach masowych czy ustawie o odpadach. Ustawodawca wskazał, że zgromadzone podczas utrwalania przebiegu imprezy masowej materiały, niezawierające dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia lub dowodów mających znaczenie dla toczących się takich postępowań, organizator przechowuje po zakończeniu imprezy masowej przez okres co najmniej 30 dni, nie dłużej jednak niż 90 dni, a następnie komisyjnie je niszczy.
W ustawie o odpadach wskazano z kolei, że zapis obrazu wizyjnego systemu kontroli miejsca magazynowania lub składowania odpadów przechowuje się przez miesiąc od daty dokonania zapisu. Szczegółowe uregulowania jeśli chodzi o okres retencji nagrań, dotyczą również monitoringu czynności operacyjnych, działań służb, instytucji i komorników.
Kamery umieszczone wewnątrz prywatnego mieszkania czy domu jednorodzinnego, do którego nie mają dostępu osoby spoza kręgu rodziny i znajomych, na ogół nie podlegają przepisom RODO, co za tym idzie zapis z monitoringu może być przechowywany przez dowolny okres bez ograniczeń. Z art. 2 ust. 2 lit. c RODO wynika bowiem, że RODO nie znajduje zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowych charakterze.
Jeśli jednak stosujemy monitoring w związku z prowadzoną działalnością zawodową lub zarobkową (w domu jednorodzinnym lub mieszkaniu), chociażby rejestracja obrazu miała charakter poboczny wobec prowadzonej przez nas działalności głównej (np. sklepu) i służyła jedynie zwiększeniu poziomu bezpieczeństwa, w takich przypadkach RODO będzie znajdowało zastosowanie, w tym zasada ograniczenia przechowywania danych osobowych stypizowana w art. 5 ust. 1 lit e RODO. Podobnie wygląda sytuacja w przypadku monitoringu obejmującego nie tylko teren własnej posesji, ale również teren położony w jej otoczeniu np. chodnik lub ulica przed nieruchomością, którym mogą poruszać się osoby trzecie, których wizerunek może zostać zarejestrowany przez system CCTV. W takiej sytuacji według Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na administratorze danych również spoczywają obowiązki określone w RODO, dotyczące respektowania zasady ograniczenia przechowania danych osobowych, o której mowa w niniejszym artykule. Dodać należy, że według EROD, przepisów RODO nie będziemy stosować w sytuacji, w której monitoring posesji prywatnej obejmował będzie co prawda również otoczenie, ale nie będzie możliwa na podstawie zapisanych nagrań identyfikacja osób objętych monitoringiem.
mec. Piotr Stankiewicz oraz mec. Konrad Czaplicki