Zarówno stosowanie monitoringu wizyjnego, jak również stosowanie innych form monitoringu zostało uregulowane przez ustawodawcę w znowelizowanym Kodeksie pracy w maju 2018 r. O ile o monitoringu wizyjnym ustawodawca napisał wiele, o tyle inne formy monitoringu zostały uregulowane lakonicznie, żeby nie napisać jednym zdaniem, bowiem w zakresie określającym granice dopuszczalności stosowania monitorowania, prawa pracowników oraz obowiązki pracodawcy związane z uruchomieniem oraz utrzymaniem monitorowania, przepis art. 223 Kodeksy pracy odsyła do art. do art. 222 , który stanowi właśnie o monitoringu wizyjnym, na którego temat popełniono w ostatnim czasie bardzo wiele publikacji.
Wskazać w tym miejscu warto, że Europejska Rada Ochrony Danych opublikowała nawet projekt wytycznych 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo, których analiza została przez nas dokonana w zakładce Artykuły:
Odnosząc się do innych form monitorowania aktywności pracownika ustawodawca odniósł się jedynie do kontroli służbowej poczty elektronicznej, wskazując, że taka forma monitoringu jest dopuszczalna jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy a monitoring poczty elektronicznej nie narusza tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Warto w tym miejscu dodać, że Europejski Trybunał Praw Człowieka (ETPC) wypowiedział się w zakresie poszanowania prawa do prywatności pracowników w związku ze stosowaniem monitoringu korespondencji w wyroku Wielkiej Izby z 5 września 2017 r. w sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii. ETPC wskazał, że sposób i zakres stosowania monitoringu powinien być proporcjonalny w stosunku do jego celu. Ponadto ETPC podkreślił, że pracownik powinien mieć świadomość konsekwencji użycia monitoringu przez jego pracodawcę. Prywatność pracownika powinna być odpowiednio zabezpieczona przed monitoringiem stosowanym przez pracodawcę, w szczególności jeżeli stosowany monitoring ma stały i wręcz natrętny charakter.
Kodeks pracy nie wskazuje jednak na zamknięty katalog technologii, które mogą być wykorzystywane do monitorowania pracowników, a obecnie stosowane przez pracodawców praktyki wskazują, że jest ich coraz więcej.
Wśród tych najbardziej popularnych wskazać należy na narzędzia służące do monitorowania aktywności parownika w sieci, co najczęściej przybiera formę blokowania konkretnych stron internetowych, ale zdarza się także, że pracodawcy wykorzystują nowe technologie do śledzenia pełnej aktywności pracownika w Internecie w trakcie wykonywania obowiązków zawodowych w ramach łączącego strony stosunku pracy.
Zgodnie z zasadami prowadzenia innych form monitoringu wydanymi przez UODO w dniu 4 października 2018 r. pracodawca może np. sprawdzać czy pracownicy nie korzystają ze stron www, które nie służą wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych. Pracodawca ma bowiem prawo oczekiwać, aby pracownicy jak najpełniej wykorzystali czas pracy na wykonywanie swoich obowiązków, a także aby prawidłowo korzystali z udostępnionych im w tym celu narzędzi. Według PUODO kontrola taka ma służyć nie tylko zapewnieniu, aby pracownik wykorzystywał powierzone mu narzędzia do celów zawodowych, ale również by nie był zbytnio obciążony pracą.
Idąc dalej, wskazać należy, że wśród pracodawców udostępniających swoim pracownikom samochody służbowe coraz częściej pojawia się praktyka umieszczania w pojazdach nadajników GPS, a przypadku telefonów komórkowych pojawiają się kontrole bilingów rozmów wykonywanych przez pracownika oraz wysyłanych wiadomości SMS i MMS.
Wskazać należy, że niedopuszczalnym jest by pracodawca mógł monitorować położenie pracownika, kiedy ten nie świadczy dla niego stosunku pracy. Chodzi o sytuacje, gdy pracownik może wykorzystywać samochód pracodawcy w celach prywatnych po godzinach pracy. Rozwiązaniem tej sytuacji, może byc zainstalowanie w samochodzie służbowym nadajnika GPS działającego w dwóch trybach tj. przejazdu służbowego i przejazdu prywatnego. Domyślnym ustawieniem nadajnika GPS w samochodzie powinna być opcja jazdy prywatnej z brakiem wysyłania informacji o lokalizacji do pracodawcy. Będzie to zgodne z zasadą privacy by default, wynikającą z RODO, przewidująca wymóg ustawień domyślnych o jak największym stopniu prywatności. Podobne rozwiązania należałoby stosować również w przypadku lokalizatorów GPS w telefonach służbowych, których stosowanie chociażby przy użyciu dostępnych na rynku aplikacji może być uzasadnione przez pracodawcę celami określonymi w art. 223 Kodeksu pracy a ponadto względami bezpieczeństwa pracownika, na wypadek utraty z nim kontaktu w przypadku, gdy ten wyruszy w podróż służbową.
Jedną z nowych niestandardowych technologii, jest technologia RTLS łącząca funkcje lokalizacji na podstawie GPS i Bluetooth, znajdująca zastosowanie w dużych zakładach produkcyjnych, o której pisaliśmy w jeden z naszych ostatnich publikacji w zakładce Artykuły.
Nowinką technologiczną związaną z monitorowaniem aktywności pracowników jest także wykorzystanie technologii identyfikacji radiowej RFiD, która stanowi kompilację geolokalizacji z technologią biometryczną. RFiD to system kontroli, który wykorzystuje do komunikacji fale radiowe, a jej trzonem są miniaturowe urządzenia elektroniczne, nazywane znacznikami (inaczej tagami, transponderami, chipami). Powszechnie wykorzystuje się technologię RFID do identyfikacji i śledzenia obiegu towarów, w kartach wstępu do budynków, automatach do pobierania opłat drogowych, zautomatyzowanych dystrybutorach paliwa, samochodowych systemach zabezpieczających przed kradzieżą, a także w systemach transportowych. Identyfikatory RFID są udoskonaloną wersją kodów kreskowych produktów.
Na świecie technologia identyfikacji radiowej jest wykorzystywana w kopalniach, gdzie znaczniki są umieszczane w kaskach lub paskach górników, a anteny i czytniki są rozmieszczane wewnątrz tunelów górniczych, co pozwala na łatwe zlokalizowanie pracownika oraz ostrzeżenie w razie niebezpieczeństwa
Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w ramach stosowania przedstawionych form monitorowania aktywności pracowników może być prawnie uzasadniony interes administratora wskazany w art. 6 ust. 1 lit. f RODO rozumiany jako niezbędność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzie pracy.
W niektórych przypadkach (RTLS, RFiD, lokalizator GPS w telefonie, lokalizator GPS w samochodzie) prawnie uzasadnionym interesem pracodawcy może być również zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, który to interes prawny znajduje odzwierciedlenie w art. 207 Kodeksu pracy zgodnie, z którym:
§1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy, o których mowa w art. 237 §2.
§2.Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. (…)
Poruszając temat technik nadzoru pracodawcy nad pracownikiem, nie sposób nie napisać na koniec kilku zdań na tematach technologii biometrycznych wykorzystywanych do ewidencjonowania czasu pracy, które często stanowią kwestię problematyczną. Wskazać należy, że wykorzystywanie technologii biometrycznych w celu ewidencjonowania czasu pracy pracowników jest niezgodne z zasadą proporcjonalności danych osobowych opisaną w RODO. Zgodnie z wytycznymi PUODO, pracodawcy nie mogą sprawdzać obecności pracowników na przykład poprzez zobowiązanie ich do składania odcisku palca w celu ich każdorazowej identyfikacji. PUODO wskazuje, że pobieranie danych biometrycznych od pracowników nie służy celowi jakim jest ewidencja czasu pracy, może natomiast służyć ograniczeniu dostępu do miejsc podlegających szczególnej ochronie np. z uwagi przechowywane tam informacje podlegające szczególnej ochronie.
adw. Piotr Stankiewicz