Powszechne wykorzystywanie wideokonferencji w życiu zawodowym
Po epidemii COVID-19 praca zdalna stała się codziennością w wielu firmach w Polsce i na świecie. To, co przed 2020 rokiem traktowane było często jako swoisty benefit dla pracownika jest obecnie w wielu firmach nową rzeczywistością, do której wiele osób zdążyło się już przyzwyczaić. Nawet po ustaniu epidemii część firm pozostała w modelu całkowitej pracy zdalnej lub przeszła na stałe na model hybrydowy (np. wymagając obecności pracowników w biurze tylko w wybrane dni w tygodniu). Pozwoliło to m. in. na lepszą organizację pracy, oszczędność czasu po stronie pracowników w związku z brakiem potrzeby codziennego dojeżdżania do biura, a niekiedy także na zmniejszenie kosztów związanych z zapewnieniem wszystkim pracownikom przestrzeni biurowej. Wideokonferencje z powodzeniem zastąpiły w wielu przypadkach spotkania w biurze, a kamerki internetowe (obecnie standardowo montowane w zasadzie w każdym laptopie oraz innego rodzaju sprzęcie mobilnym) spotkania twarzą w twarz. Niezależnie od tego niektórzy pracodawcy zainteresowani są też szerszym wykorzystywaniem kamerek internetowych, np. dla potrzeb kontrolowania pracownika wykonującego pracę zdalną.
W kontekście tych zmian nieustannie powraca przy tym pytanie, czy pracodawca może (a jeśli tak, to w jakich okolicznościach) wymagać od pracownika, aby włączył on kamerkę internetową, czy to podczas spotkania online, czy też w trakcie wykonywania określonych zawodowych czynności. Zagadnienie to nie dotyczy wyłącznie kwestii organizacyjnych, w tym czynnego udziału w spotkaniach, który przy częstym wyłączaniu kamery (a niekiedy i mikrofonu) przez pracownika bywa fikcyjny, ale również zagadnień natury etycznej i prawnej.
Dlaczego pracodawcy oczekują włączania kamerek internetowych?
Uczestniczenie w wideokonferencjach w ramach pracy zdalnej stało się obecnie standardem w pracy biurowej. Wielu pracowników nie zastanawia się nawet nad tym, czy jest to obowiązkowe, czy nie, tylko po prostu włącza kamery oraz mikrofony w służbowym sprzęcie w takich przypadkach. Niektórzy pracodawcy wprost oczekują od pracowników, że będą oni włączać kamerki internetowe w trakcie różnego rodzaju spotkań służbowych. Przez pracodawców podawane są wówczas takie argumenty jak:
- łatwe potwierdzenie obecności i zaangażowania pracownika na spotkaniu (brak włączonej kamery, a niekiedy także mikrofonu sprzyja wykonywaniu innych czynności przez pracownika, który realnie nie uczestniczy wówczas w spotkaniu);
- zapewnienie lepszej komunikacji z innymi uczestnikami spotkania (kontakt wzrokowy, nawet jeśli nie jest „bezpośredni”, ułatwia porozumiewanie się oraz pozwala na zrozumienie intencji rozmówcy co jest znacząco utrudnione przy spotkaniach online, zwłaszcza jeśli w spotkaniu bierze większa liczba osób, które łączą się wyłącznie „głosowo”);
- budowanie pozytywnych relacji w ramach zespołu (osoby które się „widzą” lepiej się ze sobą dogadują i czują większą więź z pozostałymi uczestnikami spotkania);
Zdarza się jednak także, że niektórzy pracodawcy oczekują, że pracownik będzie włączał kamerkę internetową także przy okazji innych czynności (np. potwierdzając rozpoczęcie/zakończenie pracy, czy też wykonując określone czynności), a niekiedy rozważają nawet stałe włączanie kamerki podczas pracy, aby kontrolować to, czy pracownik faktycznie pracuje przed komputerem.
Dlaczego pracownicy nie chcą włączać kamerek internetowych
Niektórzy pracownicy są niechętni włączaniu kamerek internetowych. Najczęściej ich obiekcje związane są z:
- potrzebą ochrony prywatności (kamerka internetowa może ujawniać np. fragmenty prywatnej przestrzeni domowej);
- dodatkowym stresem lub dyskomfortem związanym z obserwowaniem ich przez inne osoby. Niektóre osoby zgłaszają, że czują się „obserwowane” podczas spotkań online co jest źródłem dyskomfortu (niezależnie od innych losowych sytuacji takich jak np. przypadkowe wtargnięcie małego dziecka do pomieszczenia). Takie odczucie jest związane m. in. z tym, że w przypadku spotkań twarzą w twarz człowiek widzi, w którym kierunku skierowany jest wzrok innych osób, co w przypadku spotkań online nie jest możliwe; innymi słowy niektóre osoby nie czują się komfortowo nie wiedząc, czy inni uczestnicy na nich w danym momencie bezpośrednio nie patrzą);
- potencjalnymi problemami technicznymi, które mogą być negatywnie odbierane przez pracodawcę, nawet jeśli są one niezależne od pracownika (np. zawieszenie/zerwanie połączenia internetowego lub innego rodzaju problemy techniczne, które częściej występują w przypadku łączenia się zarówno za pomocą obrazu jak i dźwięku).
Czy pracodawca może wymagać od pracownika włączenia kamerki internetowej?
Przepisy kodeksu pracy nie zawierają przepisu, który zobowiązywałby pracownika do korzystania z kamerki internetowej w trakcie pracy zdalnej. Należy jednak zaznaczyć, że zgodnie z kodeksem pracy pracownik ma obowiązek wykonywania pracy zgodnie z poleceniami pracodawcy (co dotyczy także wykonywania pracy zdalnej), o ile polecenia te nie są one sprzeczne z prawem lub umową zawartą z pracownikiem. Istotą stosunku pracy jest bowiem wykonywanie przez pracownika za wynagrodzeniem pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Nie oznacza to jednak, że pracodawca w każdym przypadku może oczekiwać włączenia kamerki internetowej przez pracownika, a tym bardziej nie oznacza, że sam może taką kamerkę zdalnie uruchomić.
W kontekście wykorzystywania kamerek internetowych przy okazji pracy zdalnej warto zwrócić uwagę w szczególności na takie przepisy kodeksu pracy jak:
- 8 kodeksu pracy zgodnie z którym nie można czynić ze swego prawa użytku, który byłby sprzeczny ze społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa lub zasadami współżycia społecznego. Takie działanie lub zaniechanie uprawnionego nie jest uważane za wykonywanie prawa i nie korzysta z ochrony;
- 11(1) kodeksy pracy zgodnie z którym pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika (jednym z dóbr osobistych pracownika jest niewątpliwie jego prawo do prywatności).
Należy także pamiętać, że praca zdalna została obecnie uregulowana w ramach Działu drugiego w Rozdziale IIC (Praca zdalna) kodeksu pracy, a zasady wykonywania pracy zdalnej powinny zostać określone w trybie oraz w sposób przewidziany w art. 67(20) kodeksu pracy.
Ponadto należy rozważyć, czy wymóg włączenia kamerki internetowej nie będzie prowadzić de facto do monitoringu wizyjnego bądź tzw. „innej formy monitoringu” o której mowa w art. 22(3) par. 4 kodeksu pracy. Należy bowiem uznać, że w kontekście wykorzystywania kamerek internetowych wszelkie formy monitoringu pracowniczego są, co do zasady, niedopuszczalne z uwagi na zbyt daleko idącą ingerencję w prawo do prywatności pracownika. W szczególności wypada podkreślić, że monitoring wizyjny zgodnie z art. 22(2) par. 1 kodeksu pracy obejmować może wyłącznie teren zakładu pracy lub wokół zakładu pracy (takim terenem nie jest z pewnością mieszkanie pracownika, nawet jeśli wykonuje on w nim pracę zdalną).
Z powyższych względów należy zatem przyjąć, że pracodawca może wymagać od pracownika włączenia kamerki internetowej tylko w określonych okolicznościach, gdy jest to uzasadnione charakterem i rodzajem danej pracy oraz jest to niezbędne dla prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych przez pracownika (np. przy okazji wideokonferecji biznesowej z klientem, czy w ramach wewnętrznego spotkania projektowego w ramach zespołu, itp.).
W kontekście wykorzystywania przez pracowników kamerek internetowych przy okazji pracy zdalnej trzeba także pamiętać, o przepisach RODO. Przepisy te należy uwzględnić niezależnie od regulacji przewidzianych w ramach kodeksu pracy. Wizerunek pracownika stanowi bowiem jego dane osobowe, co oznacza że jego przetwarzanie (w tym poprzez transmisję obrazu z kamerki internetowej bądź jego nagrywanie w przypadku niektórych rodzajów spotkań) wymaga poszanowania wszystkich podstawowych zasad przetwarzania danych osobowych o których mowa w art. 5 RODO, w tym wykazania odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych. Taką podstawę prawną może w uzasadnionych przypadkach stanowić art. 6 ust. 1 lit. f RODO (tj. prawnie uzasadniony interes pracodawcy – administratora danych). Wymóg włączenia kamerki internetowej powinien tym samym ograniczać się do tych sytuacji w których jest to uzasadnione w związku z prawnie uzasadnionym interesem pracodawcy, a podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą nie mają charakteru nadrzędnego. Typowym przykładem takiej sytuacji będzie np. zaplanowane spotkanie biznesowe z klientem.
Ponadto pracodawca, co do zasady, nie powinien nagrywać spotkań z udziałem pracowników, ponieważ może naruszać to zasadę minimalizacji danych, chyba że jest to z jakichś obiektywnych przyczyn uzasadnione w konkretnym przypadku, a ponadto pracownicy zostaną o tym uprzedzeni i nie zgłoszą w tym zakresie swojego sprzeciwu. W większości przypadków istnieją jednak mniej inwazyjne metody, które pozwolą osiągnąć podobny skutek (np. włączenie transkrypcji spotkania lub nagranie samego dźwięku).
Jeśli pracodawca zamierza natomiast wykorzystywać kamerki internetowe w sposób, który wykracza poza typowe ich wykorzystanie w przestrzeni służbowej (czyli dla innych potrzeb niż uczestniczenie w spotkaniach online), to powinien dokładnie ocenić planowane operacje pod kątem ich zgodności z wymogami przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów dotyczących prawa do prywatności. Konieczne może okazać się w takich sytuacjach uprzednie wykonanie oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO). W większości przypadków takie rozwiązania nie będą jednak dopuszczalne z uwagi na zbyt dużą ingerencję w prywatność pracownika.
Warto także pamiętać o art. 8 ust. 1 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności. Zgodnie z tym przepisem każdy ma prawo do poszanowania swojego życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji.
Na co pracodawca powinien zwracać szczególną uwagą
W kontekście korzystania z kamerek internowanych przez pracowników, którzy świadczą pracę zdalną, pracodawca powinien mieć na uwadze w szczególności, że:
- niedopuszczalne jest, aby pracodawca wymagał stałego włączenia kamerki internetowej podczas pracy zdalnej (w większości przypadków będzie to prowadzić do nieuprawnionego monitoringu pracownika);
- pracodawca nie może samodzielnie włączać kamerki internetowej w sprzęcie wykorzystywanym przez pracownika, w szczególności nie informując o tym wyraźnie pracownika;
- nawet okresowe włącznie kamerki internetowej przez pracownika nie powinno być wykorzystywane wyłącznie w tym celu aby monitorować/kontrolować pracę pracownika wykonywaną w ramach pracy zdalnej, ponieważ pracodawca może w tym celu stosować mniej inwazyjne metody;
- pracodawca powinien ocenić, czy wykorzystywanie kamerek internetowych jest proporcjonalne i nie narusza w sposób nieuzasadniony prawa do prywatności pracownika;
- pracodawca powinien jasno poinformować pracowników pracujących zdalnie o celach i zakresie wykorzystywania kamerek internetowych oraz prawach przysługujących pracownikom mając na uwadze zarówno przepisy kodeksu pracy jak i RODO;
- zasady związane z korzystaniem z kamerek internetowych powinny być jasno uregulowane przez pracodawcę (np. w ramach porozumienia zawieranego przez pracodawcę z zakładową organizacją związkową, a jeśli takich organizacji brak w ramach regulaminu pracy zdalnej, bądź w ramach polecenia pracy zdalnej w wydawanego w trybie określonym w kodeksie pracy). Pracodawca powinien przy tym uwzględnić wyjątkowe okoliczności, w których pracownik ma uzasadnione powody, aby nie włączać kamerki;
- pracownicy korzystający z kamerek internetowych powinni mieć swobodę w wyborze tła, w tym możliwość korzystania z funkcji „tła” w aplikacjach wykorzystywanych przez pracodawcę do wideokonfernecji (np. poprzez rozmycie tła lub ustawienie tzw. wirtualnego tła, przy czym pracownicy powinni pamiętać, że wybór tła powinien uwzględniać dobre obyczaje oraz słuszne interesy pracodawcy);
- pracodawca, w tym przełożony pracownika lub inni współpracownicy w żadnym razie nie powinni oczekiwać od pracownika pokazywania wnętrza prywatnego mieszkania lub określonych pomieszczeń (np. kuchni, łazienki), co może być odbierane jako zawstydzające.
Orzecznictwo i stanowiska organów
Brakuje niestety krajowego orzecznictwa sądowego, które bezpośrednio odnosiłoby się do oczekiwań pracodawców dotyczących włączania kamerek internetowych podczas pracy zdalnej. W Polsce zapadały natomiast różne orzeczenia dotyczące stosowania monitoringu, także w kontekście pracowniczym. Jednym z ciekawszych orzeczeń, które odnoszą się do kwestii monitoringu pracowników jest postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 15 października 2024 roku w sprawie II PSK 110/23, w którym sąd przyjął, że nagrania wykonane bez wiedzy i zgody pracownika (w tym przypadku nie chodziło akurat zamontowaną o kamerę na zewnątrz zaplecza budynku w związku z pojawiającymi się kradzieżami paliwa) po potwierdzeniu ich autentyczności i istotności mogą być wykorzystane jako dowód w postępowaniu sądowym. Sąd Najwyższy zaznaczył w tym orzeczeniu wprawdzie, że monitorowanie pracowników powinno być zgodne z przepisami kodeksu pracy, które m. in. wymagają uprzedniego poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu (którego w tej sprawie zabrakło), jednakże brak takiej informacji nie uniemożliwia wykorzystania nagrań jako dowodu. Niezależnie od tego naruszenie regulacji obowiązujących w tym zakresie niewątpliwie może jednak narażać pracodawcę na sankcje z tym związane.
Interesujące orzeczenie w kontekście wykorzystywania kamerek internetowych zapadło natomiast swego czasu w Holandii. Od jednej z firm zasądzono bowiem aż 75 tys. euro odszkodowania dla zwolnionego pracownika, który odmówił włączenia kamerki internetowej przez cały dzień pracy zdalnej. Sąd w Holandii uznał w tym przypadku, że doszło m. in. do naruszenia art. 8 Konwencji o Ochronie Praw Człowieka i Podstawowych Wolności, który przyznaje prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego. Warto mieć jednak na uwadze, że z tego orzeczenia nie wynika całkowity zakaz stosowania kamerek internetowych w trakcie pracy zdalnej. Stosowanie takich rozwiązań powinno być jednak proporcjonalne i uzasadnione okolicznościami (np. udział w spotkaniach wewnętrznych, udział w spotkaniach z klientami, szkolenia, itp.). Cel włączenia kamerki internetowej powinien być zatem konkretny i nie powinien sprowadzać się do stałej kontroli pracownika świadczącego pracę zdalną, co należy uznać za zbyt inwazyjne rozwiązanie. Nie da się wykluczyć, że podobne orzeczenie mogłoby zapaść również w Polsce.
Choć UODO bądź Prezes UODO wielokrotnie wypowiadali się na temat monitoringu wizyjnego lub innych form monitoringu pracowniczego, to brakuje jednoznacznych stanowisk dotyczących okazjonalnego stosowania kamerek internetowych. Swoją drogą w świetle dawnych stanowisk organu nadzorczego można mieć wątpliwości, czy włączenie kamerki internetowej (bez zapisywania danych) prowadzi do przetwarzania danych osobowych. Trzeba przy tym jednak pamiętać, że definicja przetwarzania danych osobowych w art. 4 pkt 2 RODO jest bardzo szeroka i obejmuje wszelkie operacje na danych osobowych (w tym ich przesyłanie, czy przeglądanie). Jednocześnie wypada zauważyć, że w ocenie Europejskiej Rady Ochrony Danych „Monitoring w czasie rzeczywistym może być czasem bardziej inwazyjny niż przechowywanie i automatyczne usuwanie nagrań po upływie określonego terminu” (zob. Wytyczne EROD 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo). Stosowanie kamerek internetowych w większości typowych przypadków trudno uznać przy tym za jakąkolwiek formę monitoringu pracowniczego w rozumieniu przepisów kodeksu pracy. Z kolei jeśli wykorzystanie kamerki prowadziłoby do monitoringu pracowniczego, to bardzo trudno byłoby je uzasadnić w świetle obowiązujących obecnie przepisów.
Można przy tym nadmienić, że już Grupa Robocza art. 29 w swojej opinii 2/2017 z dnia 8 czerwca 2017 r. na temat przetwarzania danych w miejscu pracy (17/PL WP 249) w kontekście zagrożeń związanych z pracą zdalną zauważyła, że: „pracodawcy mogą uznać zainstalowanie pakietów oprogramowania (na miejscu albo w chmurze) umożliwiających np. rejestrowanie naciśnięć klawiszy lub ruchów myszy, przechwytywanie ekranu (w losowych albo regularnych odstępach czasu), rejestrowanie uruchamianych aplikacji (oraz czasu korzystania z tych aplikacji), a także – w przypadku kompatybilnych urządzeń – włączanie kamer internetowych i nagrywanie materiałów za ich pomocą za uzasadnione. Tego rodzaju technologie są powszechnie dostępne i można je uzyskać m.in. od osób trzecich, takich jak dostawcy usług przetwarzania w chmurze.
Metody przetwarzania wykorzystywane w ramach takich technologii są jednak nieproporcjonalne, przy czym prawdopodobieństwo, że uzasadniony interes pracodawcy będzie wystarczający do uzasadnienia stosowania metod takich jak np. rejestrowanie klawiszy naciskanych przez pracownika lub wykonywanych przez niego ruchów myszą, jest bardzo niewielkie.”
W świetle powyższego wykorzystywanie w takich celach kamerek internetowych zasadniczo nie jest dopuszczalne.
Co grozi za zmuszenie pracownika do włączenia kamerki internetowej?
Jeśli włączenie kamerki internetowej podczas pracy zdalnej nie jest uzasadnione okolicznościami, to pracownik, który został do tego zmuszony (bądź któremu kamerka została włączona bez jego wiedzy) może potencjalnie dochodzić odszkodowania w związku z naruszeniem jego dóbr osobistych oraz prawa do ochrony danych osobowych na drodze cywilnej, a ponadto (niezależnie od drogi cywilnej) złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeśli miało miejsce przetwarzanie jego danych osobowych.
Naruszenie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników, może przy tym skutkować nałożeniem przez Prezesa UODO na administratora danych administracyjnej kary pieniężnej. Co istotne, naruszenie przepisów dotyczących monitoringu pracowników, tj. art. 22(2) i 22(3) kodeksu pracy (jeśli dane działanie zostałoby zakwalifikowane jako monitoring) może skutkować analogicznie nałożeniem kary jak za naruszenie przepisów RODO. Zgodnie z art. 83 ust. 5 lit. d RODO organ nadzorczy może bowiem nałożyć na administratora karę za naruszenie wszelkich obowiązków wynikających z prawa państwa członkowskiego przyjętego na podstawie rozdziału IX RODO, w którym znajduje się między innymi art. 88 RODO, pozwalający na przyjęcie szczegółowych przepisów w zakresie przetwarzania danych w kontekście zatrudnienia.
Podsumowanie
Pracodawca, który wymaga od pracowników włączania kamerki internetowej przy okazji świadczenia pracy w formule zdalnej powinien odpowiednio wyważyć interesy obydwu stron, mając na uwadze okoliczności konkretnego przypadku. Uwzględnienia wymagają przy tym zarówno przepisy RODO jak i kodeksu pracy. Wszelkie oczekiwania po stronie pracodawcy z tym związane powinny być przedstawiane pracownikom w zrozumiały sposób. Zasady wykorzystywania kamerek internetowych powinny być także jasne i w przejrzysty sposób zakomunikowane pracownikom, przy uwzględnieniu potrzeby poszanowania ich prawa do prywatności. Jednocześnie wypada uznać, że pracodawca może oczekiwać, że pracownik włączy kamerkę internetową wyłącznie wówczas, gdy jest to uzasadnione charakterem i rodzajem pracy oraz jest to niezbędne dla prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych przez pracownika. Uzasadnione interesy pracodawcy powinny w takim przypadku być co najmniej równoważne wobec interesów oraz podstawowych praw i wolności pracowników.
W zakresie wsparcia w prawidłowym uregulowaniu w Państwa organizacji zasad monitoringu, bądź przetwarzania danych przy użyciu urządzeń rejestrujących wizję, bądź w przypadku naruszenia Państwa danych osobowych lub prawa do prywatności przez podmioty trzecie, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.
opracowanie: adw. Henryk Hoser