RTLS (Real Time Location System) to technologia łącząca funkcje lokalizacji na podstawie odbioru sygnałów GPS i Bluetooth. Tego typu systemy mogą znaleźć zastosowanie chociażby w dużych zakładach produkcyjnych.
System RTLS może być wykorzystywany przez pracodawcę do zwiększenia bezpieczeństwa warunków pracy, co oznacza, że pracodawca przy pewnych uwarunkowaniach może wprowadzić w swoim zakładzie taki system w celu zapewnienia pracownikom bezpiecznych warunków pracy (np. w postaci skutecznej ewakuacji) być może również bez ich zgody. Podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych pracowników w postaci informacji o ich położeniu, może być w tej sytuacji prawnie uzasadniony interes administratora danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) jakim jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, który to interes prawny znajduje odzwierciedlenie w art. 207 Kodeksu pracy zgodnie, z którym:
§1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy, o których mowa w art. 237 §2.
§2.Pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. (…)
Aby jednak Administrator danych mógł dojść do powyższych wniosków w zakresie podstawy przetwarzania danych osobowych opartej o jego prawnie uzasadniony interes, koniecznym w przypadku zamiaru wprowadzenia systemu RTLS jest przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych osobowych tj. DPIA. DPIA to proces, którego produktem jest ocena, czy przy przetwarzaniu danych osobowych występuje ryzyko naruszenia praw osób, których dane dotyczą. W przypadku RTLS może bowiem dojść do naruszenia praw i wolności osób objętych systemem np. w przypadku gdy system RTLS będzie obejmował miejsca, w których pracownik powinien mieć swobodę w zakresie przemieszczania się np. szatnia, stołówka czy toaleta.
W przypadku RTLS mamy do czynienia z kilkoma przesłankami, które wskazują na konieczność przeprowadzenia DPIA i są nimi: innowacyjne wykorzystywanie nowych rozwiązań technologicznych, systematyczne monitorowanie oraz automatyczne podejmowanie decyzji.
Jeżeli wyniki DPIA będą wskazywały, że wprowadzenie systemu RTLS powoduje naruszenie praw i wolności osób objętych systemem, a prawa te mają nadrzędny stosunek wobec prawnie uzasadnionego interesu ADO, to wówczas bez zgody pracowników wprowadzenie systemu RTLS może być utrudnione, chyba, że ADO pojemnie odpowiednie działania zmierzające do minimalizacji ryzyka naruszenia praw i wolności osób objętych wdrożeniem systemu. Zgoda pracownika, jako przesłanka przetwarzania jego danych osobowych w postaci informacji o lokacji jest bowiem relewantna i jej wycofanie przez pracownika skutkowałoby tym, że nie można by wobec takiej osoby stosować tego systemu.
Pracodawca może też wykorzystać (bez konieczności zbierania zgód od pracowników przypadku pozytywnie przeprowadzonej DPIA) system RTLS w innym celu, niż zapewnienie bezpieczeństwa pracowników w zakładzie pracy. Taki celem może być zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oznacza to, że pracodawca może wykorzystać system RTLS przykładowo do ustalenia ilości czasu przepracowanego przez pracownika na danej maszynie w ramach procesu produkcji konkretnego produktu, dzięki czemu możliwe jest ustalenie rzeczywistego kosztu wytworzenia produktu z podziałem na czas pracy pracownika na poszczególnych maszynach. W tym przypadku podstawą przetwarzania danych osobowych pracownika w postaci informacji o jego lokacji, również będzie prawnie uzasadniony interes ADO (art. 6 ust. 1 lit f RODO) określony w art. 223 Kodeksu pracy, zgodnie z którym:
§ 1. Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej)
.§ 2. Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
§ 3. Przepisy art. 222 § 6–10 stosuje się odpowiednio.
§ 4. Przepisy § 1–3 stosuje się odpowiednio do innych form monitoringu niż określone w § 1, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów określonych w § 1.
W związku z powyższym, również i w przypadku przetwarzania danych osobowych pracowników dotyczących ich lokacji w celu zapewnienia lepszej organizacji, pracy przy wykorzystaniu systemów RTLS, jako formy monitoringu pracodawca ma obowiązek wypełnić obowiązek informacyjny zgodnie z art. 13 RODO.
adw. Piotr Stankiewicz