Czy Twoi klienci są nagrywani? A może jesteś osobą, której głos lub wizerunek został przez kogoś nagrany?
Nagrywanie wizerunku lub głosu następuje często, w sklepach, biurach, podczas rozmowy na infolinii, itp., w celu zapewnienia większego bezpieczeństwa, czy dowodzenia ustaleń ustnych.
Bez względu na to, czy jesteś administratorem, czy podmiotem danych osobowych, możesz zadawać sobie pytanie, czy wizerunek lub głos, również mogą być daną osobową. Odpowiedź brzmi… to zależy, ale w wielu przypadkach, tak, mogą być to dane osobowe, gdy wypełniają przesłanki uznania ich, zgodnie z RODO za dane osobowe.
Prawo dostępu do danych osobowych lub uzyskania ich kopii na gruncie art. 15 RODO
Prawo dostępu do danych, to jedno z praw podmiotowych wynikających z RODO,
a dokładniej z art. 15, przysługujące osobom, których dane przetwarza administrator.
Na podstawie tego artykułu, podmioty danych mają prawo dowiedzieć się, czy ktoś przetwarza ich dane osobowe, a jeśli tak, w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej, a także komu te dane są udostępniane. Ponadto, mogą zwrócić się do administratora, z żądaniem uzyskania dostępu do swoich danych osobowych lub ich kopii.
Jeśli ktoś może zostać rozpoznany na nagraniu – wizualnie lub głosowo – zgodnie z RODO, ma prawo (między innymi) powiedzieć „Chciałbym uzyskać dostęp do moich danych osobowych, bądź proszę udostępnić mi kopię nagrania.” Tym samym skierowane zostanie żądnie podmiotu danych do administratora, na podstawie art. 15 RODO, a administrator danych zobowiązany będzie rozpatrzyć zgłoszenie takiej osoby i udostępnić jej kopię jej danych. Dodatkowo za pierwsze żądnie uzyskania kopii danych osobowych, administrator, zgodnie z RODO nie pobiera opłaty. Należy jednak pamiętać, że każde kolejne żądanie, może zostać taką opłatą obciążone.
Prawo do uzyskania kopii swoich danych osobowych a prawa i wolności innych osób utrwalonych na nagraniu.
Administrator danych, spełniając powyższe żądania, musi jednak zapewnić, by, nie naruszały one praw i wolności osób trzecich. Prawo wymaga od administratora kontroli zakresu przekazywanych informacji. Wynika to bezpośrednio z art. 15 ust. 4 RODO, który stanowi, że „Prawo do uzyskania kopii, o której mowa w ust. 3, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.”
Czasami administratorzy zastanawiają się nad tym, czy mogą udostępnić kopię nagrania, np. ze względu na obecność wizerunków innych osób (lub tylko ich głosów) na nagraniu. Prawa podmiotów do uzyskania kopii danych osobowych, nie może bowiem niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych osób. Czy zatem argumentacja, zgodnie z którą, odmowa uzasadniona jest tym, że na nagraniu utrwalone zostały wizerunki, czy wypowiedzi innych osób, a zatem udostepnienie nagrań mogłoby naruszyć ich prawa, jest uzasadniona? W końcu każda osoba fizyczna, ma prawo do prywatności.
Niektórzy administratorzy, uciekają się w takiej sytuacji do udostępnienia transkrypcji rozmowy, chcąc w ten sposób uczynić zadość prawom i uprawnieniom zarówno podmiotu, któremu przysługuje prawo dostępu do swoich danych (nagrania), przy jednoczesnym poszanowaniu praw i wolności innych osób.
Czy udostępnienie jedynie transkrypcji z nagrania jest właściwe?
W jednym ze swoich wyroków, w odniesieniu do dyrektywy 95/46/WE, TSUE stwierdził, że „aby uczynić zadość [prawu dostępu], wystarczy, by wspomniany wnioskodawca znalazł się w posiadaniu kompletnego przeglądu tych danych w zrozumiałej formie, czyli w formie umożliwiającej mu zapoznanie się ze wspomnianymi danymi i sprawdzenie, czy dane te są prawidłowe i czy są przetwarzane w sposób zgodny ze wspomnianą dyrektywą,
aby w razie potrzeby móc wykonać prawa przyznane mu w tej dyrektywie.
W przeciwieństwie do ww. dyrektywy, RODO wskazuje na obowiązek przekazania osobie kopii danych osobowych podlegających przetwarzaniu.
Stanowisko Europejskiej Rady Ochrony Danych (EROD)
Jednakże jak wskazano m.in. w wytycznych EROD, osoba, której dane dotyczą, nie zawsze ma prawo do uzyskania niezmienionej kopii danych osobowych przetwarzanych w tych dokumentach. „Taka kopia danych osobowych może zostać dostarczona w formie zestawienia zawierającego wszystkie dane osobowe objęte prawem dostępu, o ile takie zestawienie zapewnia osobie, której dane dotyczą, świadomość przetwarzania
i możliwość zweryfikowania zgodności przetwarzania z prawem.” W związku z tym nie ma sprzeczności między brzmieniem RODO, a orzeczeniem TSUE w tej sprawie.
Co jednak w sytuacji w której, podmiot danych żąda dostępu do samego nagrania, a nie tylko treści wypowiedzi? Czy prawo do uzyskania transkrypcji wyczerpuje prawo do żądania dostępu do danych?
Należy tutaj pamiętać, że transkrypcja rozmowy nie udostępnia kopii danej osobowej w postaci głosu.
W jednych ze swoich wytycznych EROD wskazał, że przy żądaniu podmiotu dotyczącego uzyskania kopii nagrania, administrator powinien starać się pogodzić kolidujące ze sobą prawa.
Ochrona praw i wolności innych osób wynikająca z art. 15 ust. 4 RODO nie powinna skutkować odmową udzielenia wszystkich informacji osobie, której dane dotyczą. Oznacza to na przykład, że w przypadku gdy ograniczenie ma zastosowanie, zamiast odmówić przekazania kopii danych osobowych należy zapewnić, by informacje dotyczące innych osób były w miarę możliwości nieczytelne.
Stanowisko Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO)
Również w jednej ze swoich decyzji Prezes UODO, stwierdził, że w wyniku przetwarzania danych osobowych pozyskanych w trakcie rozmowy, spółka przetwarza również dane osobowe w postaci głosu.
Wskazano, że chociaż, prawo do uzyskania kopii, nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych, to norma ta nie może stać się podstawą do pozbawienia osoby, której dane dotyczą, możliwości realizacji przyznanego jej uprawnienia do uzyskania kopii jej danych. Jeżeli udostępnienie kopii danych mogłoby spowodować naruszenie praw i wolności osób trzecich to na administratorze spoczywa obowiązek wyeliminowania tych informacji, których udostępnienie mogłoby naruszać prawa osób trzecich. Na przykład w przypadku nagrania z rozmowy telefonicznej administrator powinien zanonimizować głos tych osób, utrwalonychna nagraniu.
Tym samy udostępnienie podmiotowi danych jedynie transkrypcji rozmowy, może nie uczynić zadość jego żądaniu i tym samym, może nie spełniać wszystkich elementów obowiązku udostępnienia kopii danych.
Administrator powinien więc zapewnić, by uczynić zadość żądaniu osoby fizycznej, przy jednoczesnym poszanowaniu pozostałych praw i wolności innych osób. Niejednokrotnie wymaga to od administratora dużej wiedzy i kreatywności. Taka kreatywność, jest nie tylko opłacalna ale również pożądana, gdyż nieusatysfakcjonowany podmiot danych może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a ten z kolei, poza zobowiązaniem do zaprzestania naruszeń, może również nałożyć na administratora danych karę finansową.
Warto więc szczegółowo zapoznać się z prawami osób, których dane są przetwarzane.
W zakresie wsparcia Państwa w obszarze wypełniania wymogów wynikających z RODO w związku z przetwarzaniem danych osobowych, bądź w dochodzeniu roszczeń od podmiotów przetwarzających Państwa dane, zachęcamy do kontaktu z naszą kancelarią.
opracowanie: apl. adw. Julia Gajek